借助于制度的管理通常都是事后实现的，这样的管理不仅效果不佳，而且失败成本和管理成本高。而善用机制的管理通常都是事前实现的，防患于未然，不仅管理效果好，而且管理简单、高效和人性化！
首先分享一个故事：某企业有一个开放式的大办公室，有200人在一起办公。由于管理不到位，办公室经常发生灯、空调彻夜未关的现象。最近，公司高层也知道了此事，指示行政部必须强化管理，尽快解决问题。
为此，行政部想了许多办法。他们起初想到贴上一张“人走灯灭”的温馨提示，效果不佳；后来，发出了言辞恳切的通知，要求大家务必注意，效果也不好；再后来，干脆出台相关处罚措施，抓到“犯人”罚款100元等……看得出来，因为每每采取措施之后效果总是不尽如人意，管理者往往会在制度建设上不断加大力度……结果是，制度加码，管理复杂，效果不好，员工抵触。
类似的问题也发生在酒店。客人离开客房之后，电视和电灯都开着，酒店想出了一个两全其美的办法来：房间钥匙（IC卡）既可以开门，还可以插卡取电。客人离开的时候取走钥匙，电源立即被切断。酒店的这个联动方法，属于机制的范畴，是防呆机制的一种（傻瓜都能做对）。它源于智慧，优于制度，管理简单，效果良好。
针对同一个问题，有一家公司的员工想出了另一个办法：他们在办公室大门的门楣上方悬挂了一个卡通画，只要一锁门，卡通画会掉下来，上书“你关灯了吗？”。这个联动方法，也属于机制的范畴，是纠错机制的一种。
从故事中，我们懂得一个浅显而伟大的道理，制度固然重要，但机制比制度更重要，更可靠，它会对管理对象产生远大于制度的约束力。
在一家企业，为了防止员工在装配机器过程中漏装螺丝（最容易犯的错误），人们提出了这样几种机制。第一种是：在复数个螺丝盒上安装感应器和蜂鸣器，只要作业者未按规定顺序从螺丝盒中拿取螺丝，蜂鸣器就会报警。第二种是：设计了一只有复数个手指的机械手，自动吸起规定数目的螺丝，操作者只要把机械手上的螺丝装完就行。第三种是：事先把每台机器所用螺丝分别配送在不同工位上，各个工位作业者只要把配好的螺丝装完即可。虽然以上三种机制的约束力不同，但是都能不同程度减少员工犯错的机会。试想，如果有人试图以诸如“每漏装一颗螺丝罚款100元”这样的制度来解决问题，是十分可笑的。
在一家生产复印机的工厂里，复印机侧面需要安装一个散热排风扇，这个风扇一旦装反了，就会导致机器过热损坏。但由于是流水线作业，作业者长时间重复劳动，一不留神就可能出错。后来主管要求作业者增加检查环节，即装完后用手试一下风向。即便如此，也还有装反的可能。为了解决这个难题，最彻底的办法是，修改排风扇结构，使得排风扇反向无法安装。但需要投入一笔不小的资金。后来，作业者开动脑筋想出一个办法解决了问题，即在排风扇旁边装一个风筒，风筒的另一端装上一纸质小风车，如果装配正确排风扇就会正常排风，风车就会不停旋转。如果发现风车不转，就要及时进行检查，要么排风扇装反了，要么风车坏了。
总结以上事例，我们发现，借助于制度的管理通常都是事后实现的，这样的管理不仅效果不佳，而且失败成本和管理成本高。而善用机制的管理通常都是事前实现的，防患于未然，不仅管理效果好，而且管理简单、高效和人性化。
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